Einwand „Da müssen Datenschutz und Betriebsrat mitreden“: so verkürzen Sie die Prüfung

Warum die Prüfung durch Datenschutz und Betriebsrat kein Nein ist, sondern ein Ablauf mit eigenem Zeitplan, vier Antworten, die ihn früh anstoßen, und welche Unterlagen ihn verkürzen.

So klingt der Einwand auch: „Das muss erst unser Datenschutzbeauftragter prüfen.“, „Ohne den Betriebsrat geht da nichts.“, „Das ist bei uns mitbestimmungspflichtig.“

Wann der Einwand fällt

Bei allem, was Daten von Beschäftigten oder Kunden verarbeitet, besonders bei Software, die Gespräche aufzeichnet oder Leistung sichtbar macht. Meist kurz vor der Entscheidung, und dann oft zu spät eingebunden.

Was dahintersteckt

Ein fester Ablauf mit eigenem Zeitplan.
Woran Sie es erkennen: Die Person kennt den Weg und nennt die Beteiligten.
Eine Sorge, die die Person selbst hat.
Woran Sie es erkennen: Sie fragt nach Speicherort, Speicherdauer oder Auswertung, bevor sie die Prüfung erwähnt.
Ein Aufschub.
Woran Sie es erkennen: Es gibt keinen Termin und keine Ansprechperson, nur „das dauert bei uns“.

So antworten Sie

„Sinnvoll. Wollen wir die beiden gleich dazuholen, statt am Ende drei Wochen zu warten?“
Wer die Prüfung früh anstößt, verliert am Ende keine Wochen. Und Sie hören die Fragen aus erster Hand.
„Was hat bei Ihnen zuletzt so eine Prüfung aufgehalten?“
Die Antwort zeigt, welche Unterlagen Sie vorbereiten sollten, bevor jemand danach fragt.
„Welche Unterlagen braucht Ihr Datenschutzbeauftragter? Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die technischen Maßnahmen kann ich gleich schicken.“
Die Prüfung beginnt mit Dokumenten. Wer sie unaufgefordert und vollständig liefert, verkürzt sie.
„Gibt es bei Ihnen schon eine Betriebsvereinbarung zu solchen Systemen, an die wir anknüpfen können?“
Eine bestehende Rahmenvereinbarung kann den Weg deutlich verkürzen, statt bei null anzufangen.

Was Sie besser nicht sagen

„Das ist alles DSGVO-konform, das müssen Sie nicht prüfen.“
Die Prüfung ist Sache des Kunden, nicht Ihre. Wer sie kleinredet, wirkt, als habe er etwas zu verbergen.
Den Betriebsrat umgehen.
Bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, bestimmt der Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Einführung ohne ihn kann gestoppt werden.
Auf die Prüfung warten, ohne etwas zu tun.
Fragen gehen hin und her, wenn niemand sie bündelt. Bieten Sie an, sie gesammelt zu beantworten.

Wenn der Einwand bleibt

Fragen Sie nach Ablauf und Zeitplan der Prüfung, schicken Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und, wo es passt, einen Entwurf für eine Betriebsvereinbarung, und bieten Sie einen gemeinsamen Termin mit allen Beteiligten an.

Häufige Fragen

Muss der Betriebsrat bei Gesprächsanalyse-Software zustimmen?

Bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Software, die Gespräche aufzeichnet und auswertet, fällt in der Regel darunter. Keine Rechtsberatung.

Welche Unterlagen braucht der Datenschutzbeauftragte?

In der Regel den Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Speicherort der Daten und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Wer das vorab schickt, verkürzt die Prüfung.

Wie lange dauert die Prüfung durch Datenschutz und Betriebsrat?

Das hängt vom Unternehmen ab, von Tagen bis zu mehreren Wochen. Fragen Sie nach dem Ablauf und dem Termin der nächsten Betriebsratssitzung, statt zu raten.

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