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Betriebsvereinbarung zur Gesprächsaufzeichnung: Muster mit Erläuterungen

Eine Vorlage für Unternehmen mit Betriebsrat, die Verkaufsgespräche aufzeichnen und mit Software auswerten wollen: 12 Paragrafen, jeweils mit einer Erläuterung, warum die Klausel dort steht.

Software, die Gespräche aufzeichnet und auswertet, ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), auch wenn Sie sie nur fürs Coaching nutzen wollen. Ohne Einigung mit dem Betriebsrat geht sie nicht in Betrieb.

Keine Rechtsberatung. Das Muster ist ein Ausgangspunkt für die Verhandlung. Lassen Sie den Text vor der Unterzeichnung von Ihrer Rechtsberatung und Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Stand: 22. September 2026.
Kostenlos, ohne Anmeldung. Gedruckt wird nur der Vertragstext.

Betriebsvereinbarung über die Aufzeichnung und Auswertung von Verkaufsgesprächen

zwischen der [Firma], vertreten durch [Name, Funktion] – nachfolgend „Arbeitgeber“ –

und dem Betriebsrat der [Firma / des Betriebs], vertreten durch [Name der oder des Vorsitzenden] – nachfolgend „Betriebsrat“ –

Präambel

Arbeitgeber und Betriebsrat wollen die Qualität der Verkaufsgespräche verbessern und neue Beschäftigte schneller einarbeiten. Dazu wird eine Software eingeführt, mit der aufgezeichnete Verkaufsgespräche transkribiert und ausgewertet werden. Die Parteien sind sich einig, dass die Software die Beschäftigten unterstützen und nicht überwachen soll.

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

  1. (1)Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung der Software [Name der Software] des Anbieters [Name des Anbieters] (nachfolgend „System“) zur Transkription und Auswertung aufgezeichneter Verkaufsgespräche.
  2. (2)Sie gilt für alle Beschäftigten der Abteilung(en) [Vertrieb / Inside Sales / Customer Success] im Betrieb [Standort], deren Gespräche mit dem System verarbeitet werden.
  3. (3)Erfasst werden ausschließlich Gespräche mit externen Kundinnen, Kunden und Interessenten. Interne Gespräche, etwa Teambesprechungen oder Personalgespräche, werden nicht aufgezeichnet und nicht ausgewertet.

§ 2 Zweck

  1. (1)

    Das System wird ausschließlich zu folgenden Zwecken eingesetzt:

    1. a)Coaching und Training der Beschäftigten,
    2. b)Einarbeitung neuer Beschäftigter,
    3. c)Dokumentation von Kundenanliegen und vereinbarten nächsten Schritten, einschließlich der Übertragung in das CRM-System [Name],
    4. d)Erkennen wiederkehrender Fragen und Einwände von Kunden, um Vertriebsunterlagen und Produkte zu verbessern.
  2. (2)Eine Verwendung zu anderen Zwecken ist ausgeschlossen. Neue Zwecke erfordern eine Änderung dieser Vereinbarung.

§ 3 Freigegebene und ausgeschlossene Funktionen

  1. (1)Freigegeben sind ausschließlich die in Anlage 1 abschließend aufgeführten Funktionen, etwa Transkription mit Sprechertrennung, Zusammenfassung, Erkennung von Einwänden und vereinbarten nächsten Schritten sowie Redeanteile im einzelnen Gespräch.
  2. (2)

    Ausgeschlossen sind:

    1. a)die Erkennung von Emotionen, Stimmungen oder Persönlichkeitsmerkmalen, auch aus der Stimme,
    2. b)Ranglisten, Vergleiche oder Bewertungen einzelner Beschäftigter,
    3. c)automatisierte Entscheidungen über Beschäftigte im Sinne von Art. 22 DSGVO,
    4. d)das Mithören oder Mitlesen laufender Gespräche.
  3. (3)Neue Funktionen oder wesentliche Änderungen des Systems werden erst aktiviert, nachdem der Betriebsrat unterrichtet wurde und zugestimmt hat. Updates ohne Auswirkung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten teilt der Arbeitgeber dem Betriebsrat mit.

§ 4 Aufzeichnung und Einwilligung

  1. (1)Ein Gespräch wird nur aufgezeichnet, wenn alle Teilnehmenden vorher eingewilligt haben. Kundinnen und Kunden werden zu Beginn des Gesprächs gefragt; die Einwilligung wird [in der Aufnahme / im CRM-System] dokumentiert. Lehnt jemand ab, wird nicht aufgezeichnet.
  2. (2)Die Beschäftigten entscheiden selbst, welche ihrer aufgezeichneten Gespräche in das System übertragen werden. [Alternativ: Übertragen werden alle aufgezeichneten Gespräche; Beschäftigte können einzelne Gespräche ohne Angabe von Gründen ausnehmen.]
  3. (3)Beschäftigte, die der Aufzeichnung ihrer Gespräche nicht zustimmen, erleiden dadurch keine Nachteile.

§ 5 Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle

  1. (1)Die mit dem System gewonnenen Daten werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter verwendet. Sie werden insbesondere nicht für Abmahnungen, Kündigungen, Versetzungen, Beurteilungen oder die Bemessung variabler Vergütung herangezogen.
  2. (2)Führungskräfte besprechen einzelne Gespräche im Coaching mit der oder dem betroffenen Beschäftigten. Auswertungen über mehrere Gespräche hinweg werden nur für Teams ab [fünf] Beschäftigten erstellt.
  3. (3)Informationen, die unter Verstoß gegen diese Vereinbarung gewonnen wurden, verwendet der Arbeitgeber nicht für personelle Maßnahmen.

§ 6 Zugriffsrechte

  1. (1)Beschäftigte haben Zugriff auf die Aufnahmen, Transkripte und Auswertungen ihrer eigenen Gespräche.
  2. (2)Führungskräfte haben Zugriff auf die Gespräche der Beschäftigten ihres Teams, ausschließlich zu den Zwecken nach § 2. [Alternativ: nur auf Gespräche, die die oder der Beschäftigte für das Coaching freigegeben hat.]
  3. (3)Administrationsrechte haben nur die in Anlage 2 benannten Personen. Zugriffe werden protokolliert; die Protokolle werden [zwölf Monate] aufbewahrt und dem Betriebsrat auf Anfrage vorgelegt.

§ 7 Speicherdauer und Löschung

  1. (1)Aufnahmen werden nach [30 / 60 / 90] Tagen automatisch gelöscht, Transkripte und Auswertungen nach [sechs] Monaten.
  2. (2)Beschäftigte können verlangen, dass einzelne eigene Gespräche vor Ablauf der Frist gelöscht werden, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  3. (3)Endet diese Vereinbarung oder die Nutzung des Systems, werden alle Daten innerhalb von [30] Tagen gelöscht. Der Anbieter bestätigt die Löschung schriftlich.

§ 8 Auftragsverarbeitung und Speicherort

  1. (1)Der Arbeitgeber schließt mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Betriebsrat erhält eine Kopie, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
  2. (2)Die Daten werden ausschließlich in [der Europäischen Union / Deutschland] gespeichert und verarbeitet.
  3. (3)Der Anbieter verwendet die Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

§ 9 Information und Schulung

  1. (1)Die Beschäftigten werden vor der ersten Nutzung über das System, diese Vereinbarung und ihre Rechte nach Art. 13 bis 21 DSGVO informiert.
  2. (2)Vor dem Einsatz findet eine Schulung statt. Führungskräfte werden zusätzlich im Umgang mit den Auswertungen im Coaching geschult.
  3. (3)Beschäftigte können jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).

§ 10 Rechte des Betriebsrats

  1. (1)Der Betriebsrat kann die Einhaltung dieser Vereinbarung jederzeit prüfen. Er erhält dafür auf Anfrage Einsicht in die Konfiguration des Systems, die Rollen und Berechtigungen und die Zugriffsprotokolle.
  2. (2)Er kann zur Beurteilung des Systems eine Sachverständige oder einen Sachverständigen hinzuziehen (§ 80 Abs. 3 BetrVG).
  3. (3)Arbeitgeber und Betriebsrat werten die Erfahrungen [sechs Monate] nach der Einführung gemeinsam aus.

§ 11 Pilotphase (optional)

  1. (1)Das System wird zunächst vom [Datum] bis zum [Datum] mit [Anzahl] freiwillig teilnehmenden Beschäftigten erprobt.
  2. (2)Für die Pilotphase gilt diese Vereinbarung vollständig. Danach wird das System nur weiter genutzt, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat dies nach gemeinsamer Auswertung vereinbaren; andernfalls werden alle Daten nach § 7 Abs. 3 gelöscht.

§ 12 Schlussbestimmungen

  1. (1)Diese Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung wirkt sie nach (§ 77 Abs. 6 BetrVG).
  2. (2)Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen wirksam. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine, die ihrem Zweck am nächsten kommt.
  3. (3)

    Anlagen:

    1. a)Anlage 1: Freigegebene Funktionen
    2. b)Anlage 2: Rollen und Berechtigungen
    3. c)Anlage 3: Vertrag zur Auftragsverarbeitung und technische und organisatorische Maßnahmen des Anbieters

[Ort, Datum]

Für den Arbeitgeber: ____________________

Für den Betriebsrat: ____________________

Was Klarruf zu diesen Klauseln beiträgt

Das Muster nennt kein Produkt und passt zu jedem Tool. Wenn Sie Klarruf einsetzen, sind diese Punkte im Produkt schon so gebaut:

  • § 3Keine Emotions- oder Stimmungsanalyse im Produkt. Bewertet wird das Gespräch, nie die Person, und kein Bericht stellt Beschäftigte in eine Rangliste.
  • § 4Kein Bot, der Meetings beitritt: Die Beschäftigten entscheiden, welche Aufnahmen hochgeladen werden.
  • § 7Einstellbare Löschfristen mit automatischer Löschung nach 30, 60 oder 90 Tagen, Export des Arbeitsbereichs und Löschung auf Anfrage.
  • § 8EU-gehostet in Frankfurt, Auftragsverarbeitungsvertrag für jeden bezahlten Plan, kein KI-Training mit Ihren Gesprächen.
Architektur und Prinzipien im Detail →

Häufige Fragen

Braucht man für die Gesprächsaufzeichnung eine Betriebsvereinbarung?

Wenn es einen Betriebsrat gibt, in aller Regel ja. Software, die Gespräche aufzeichnet und auswertet, ist objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und damit mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an.

Ersetzt die Betriebsvereinbarung die Einwilligung der Kunden?

Nein. Sie regelt das Verhältnis zu den Beschäftigten. Für die Aufnahme braucht es zusätzlich die Einwilligung der Gesprächspartner; wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar.

Was passiert, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen?

Dann entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Führt der Arbeitgeber die Software ohne Zustimmung ein, kann der Betriebsrat verlangen, dass die Nutzung unterbleibt.

Kann eine Betriebsvereinbarung den Datenschutz lockern?

Nein. Nach dem Europäischen Gerichtshof (Urteil vom 19. Dezember 2024, C-65/23) muss eine Betriebsvereinbarung die DSGVO vollständig einhalten, einschließlich der Grundsätze in Art. 5 und der Rechtsgrundlagen in Art. 6. Gerichte prüfen das in vollem Umfang.

Darf ich dieses Muster verwenden?

Ja, kostenlos und ohne Anmeldung. Es ist ein Ausgangspunkt für die Verhandlung, keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Text vor der Unterzeichnung von Ihrer Rechtsberatung und Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.

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